A forma como uma empresa executa seus processos determina como ela agrega valor ao cliente. Empresas de sucesso buscam melhorar continuamente a sua atuação e sabem que a forma como cada atividade é realizada determina a sua competitividade.

Também conhecida como Gestão de Processos de Negócios ou Business Process Management (BPM) o foco é a análise de como o trabalho em si é feito. Através de ferramentas e técnicas torna-se possível modelar processos e metodologias de trabalho para mudar sistematicamente os processos de trabalho.

Seguem sete dicas práticas de questões-chave a serem trabalhadas para melhorar qualquer processo empresarial:

Ao avaliar os processos questione profundamente se cada atividade é realmente necessária. Avalie se a atividade não pode ser abreviada ou até mesmo eliminada sem impacto negativo no resultado final. É muito comum ao entrevistar os executores de algumas atividades obter respostas como “eu não sei qual o motivo de realizar algumas tarefas que executo, simplesmente executo porque sempre foi assim”.

Processos com muitas aprovações, validações e encaminhamentos possuem maiores riscos de terem problemas. Diante disto, tente dar maior agilidade ao mesmo com a redução destes intermediários, sempre verificando se os mesmos agregam ou não valor no resultado do processo.

As famosas “passagens de bastão” representam pontos críticos nos processos e nesses pontos devemos verificar se todas as informações e recursos necessários estão disponíveis para quem está recebendo, possibilitando a execução do próximo passo.

Comece sempre pelas atividades de maior duração, pois na maioria dos casos são estas as grandes ofensoras do desempenho. Aqui, é recomendável utilizar o princípio de Pareto (80-20) que muitas vezes se comprova na vida real: 80% das melhorias estão em 20% das atividades.

Os problemas que são encontrados em uma organização muitas vezes não são exclusivos. Outras empresas já passaram pela mesma situação e já resolveram. Então, tente descobrir como seus parceiros, concorrentes ou até mesmo clientes já resolveram a situação. Você poderá se surpreender ao encontrar soluções que outras empresas usaram para resolver o mesmo problema, aplicando soluções fáceis e inovadoras.

Um dos grandes problemas das empresas é o alto nível de desperdícios. Tenha atenção especial em estoques demasiados, filas, produção excessiva, movimentação desnecessária, atributos ou requisitos adicionados aos produtos sem acordo prévio com os clientes (gold plating), defeitos e retrabalhos. Estes exemplos de desperdício demonstram a forte necessidade de redesenho dos processos que devem ter como foco a sua eliminação.

Indicadores permitem que os gestores tenham a visibilidade do desempenho dos processos. Se os indicadores e produtos finais do processo indicam problemas que geram retrabalhos, reclamações ou insatisfação dos clientes no pós-venda, o redesenho de processos deve ser reiniciado e os resultados avaliados novamente até que se chegue a um resultado satisfatório.